Come cercare velocemente un contratto vecchio in azienda
Ti serve un contratto firmato tre anni fa. Non ricordi se è in una cartella condivisa, nella mail di un collega che non lavora più qui, o in un PDF scansionato con un nome tipo "scan0047.pdf". Succede in ogni azienda che ha superato i primi anni di attività, e non ha una soluzione semplice.
I metodi che probabilmente stai già usando
Cerca per nome file. Funziona solo se chi ha salvato il documento ha usato un nome sensato. Nella pratica i nomi sono inconsistenti perché li ha scritti una persona diversa ogni volta, con un criterio diverso ogni volta.
Cerca in Outlook. Trova le email, ma la ricerca sugli allegati è debole e serve la parola esatta contenuta nel documento. Se cerchi "fornitore Rossi" e il contratto dice "Rossi S.r.l.", spesso non lo trova.
Chiedi al collega che se lo ricorda. Funziona finché quel collega è in azienda e si ricorda. Non è un sistema, è una dipendenza da una persona.
Perché succede
L'azienda cresce più in fretta della sua organizzazione documentale. Ogni fornitore manda file in formato diverso, ogni ufficio archivia a modo suo, ogni persona nuova eredita una struttura di cartelle che non ha creato lei. Dopo qualche anno nessuno ha più una visione unica di dove sta cosa.
Cosa serve davvero
Non un sistema di cartelle più ordinato, quello si disordina di nuovo in sei mesi. Serve uno strumento che cerchi dentro il contenuto dei documenti e delle email insieme, capendo la domanda anche se non usi le parole esatte scritte nel testo. "Contratto Rossi 2023" deve trovare il file anche se dentro c'è scritto "Rossi S.r.l." e non "Rossi" e basta.
È il problema che risolve Sentia, per aziende con archivi complessi come grossisti, alimentare e manifatturiero certificato.